Probleemstelling: Hoe regel ik dat de assets die wij aanschaffen ook daadwerkelijk in de CMDB worden opgenomen?
Onder assets verstaan wij hier hardware, software (licenties), maar ook contracten!
Structureer eerst het inkoopproces door voor elke aanschaf een intern Purchase Order proces te doorlopen. Iemand die assets wil aanschaffen moet daarvoor eerst financiële goedkeuring ontvangen. Door alle goedgekeurde PO’s door te geven aan het Service Management systeem kan afhankelijk van het type PO (b.v. Hardware), een registratie taak worden aangemaakt waarop de ontvangen assets moeten worden geregistreerd. Zodra deze geregistreerd zijn wordt de taak afgehandeld gemeld en volgt een controle taak voor b.v. de configuratie-manager. Doordat de ontvangen assets aan de ontvangst taak gekoppeld zijn is in 1 oogopslag te zien of b.v. de 20 servers die zijn aangeschaft ook daadwerkelijk in de CMDB zijn opgenomen. Een simpele oplossing waardoor CMDB registratie wordt afgedwongen en die bovendien de aansluiting tussen de activa (boekhouding) en de CMDB afdwingt (SOX compliance)
Bijkomend voordeel is dat direct zichtbaar is of men zich aan de afspraken houdt en direct in financiële zin zichtbaar is hoeveel aanschaf er NIET geregistreerd is. Kortom u komt in de regie positie.